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蘇州高鐵新城:既然規則不能變,那我選擇改變自己

作者: eteams

蘇州高鐵新城大數據產業發展有限公司是一家大數據產業園區運營商,是致力于推動相城區大數據產業發展的國有企業。


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和我們絕大部分的國企用戶一樣,尋求規范是他們工作的第一信條。因此,高鐵新城合作泛微eteams:旨在打造現代化國企管理制度


國企所有制度的頒發離不開:紅頭文件。也因此,高鐵新城的OA,從公文管理開始。


OA改變一:紅頭文件簽發管理


【場景】紅頭文件的每次編輯,打印傳閱都需要事先WORD格式將間距、字體大小、顏色調整至國家規定的標準紅頭文件標準,十分麻煩容易出錯。而下發的公文,還存在傳閱效果無法監控、重要文件甚至還存在外泄的隱患。


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? 解決方案:


step1)OA搭建的“紅頭文件電子生成器”應用,固定了文本的輸入的條目,管理者只需要往里填具體文件內即可。


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step2)電子傳閱代替人工。用流程審批的方式控制文件傳閱,靈活控制具體接收的部門。


step 3)中轉權限管控,控制每個查閱人的 “不可打印”的設置,搭配OA 24小時制的網絡操作日志監控。保證了文件中途流轉的不外泄,還能隨時檢驗查閱效果。


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step 4)打印模版的一鍵生成標準化公文存檔。上文提到的國家標準格式,通過打印模版的設置,幫助高鐵新城一鍵完成紅透標準格式,交規檔案管理員保管。


OA改變二:用印規范管理


【場景】高鐵新城的用印相比于其他一般企業會更加頻繁以及要求嚴格,公章種類的繁多、用印地區的分散,用印場景頻繁,導致了大家常說的“國企流程慢”。


? 解決方案:


OA給了高鐵新城,電子化流程智能判斷+電子簽章管理雙管齊下的解決辦法,給了用印管理一個全新的視角。


舉例


分公司業務員提交合同用印申請,流程根據所屬分公司自動匹配直屬上級審核,根據業務金額,自動判斷是否需要業務總監審核。而于此同時,在業務用印審批中,財務、法務屬于同級別的審核程序,“會簽”實現流程的并發效果,極大的提高了用印審批的我效率。


電子簽章景上添花


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在用印的審批的過程中,搭載了目前廣受歡迎的“電子簽章”應用,在線調用各地的印章,各類印章,有效安全的管理,沒有蘿卜章。而線上印章的管理,幫助了員工隨借隨用的用印夢想,不再被實體章唯一性消耗大量的處理時間。


OA改變三:物資高效盤點


【場景】物資的庫存管理,是很多大型企業都有的問題,人工管理的方式,對于國企來說,缺少了該有的透明度。


? 解決方案:


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“庫存清單、采購清單、物資申請單”3表聯動,形成智能化的出入庫獨立應用,采購完成,庫存自動增加、使用申請批準,庫存自動減少,所有數據全程記錄在系統中,讓新城高鐵的物資管理完成了充分自動化的轉變。


未完待續

END


高度規范是國企不變的特色,但加入了OA的基因,規范還是規范,但執行規范的方式讓高鐵新城的管理更添了一份別樣的靈動。




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